SPLOŠNE INFORMACIJE O VARSTVU OSEBNIH PODATKOV
Varovanje vaše zasebnosti nam je pomembno, zato vas želimo seznaniti, katere osebne podatke zbiramo in s kakšnim namenom, kako jih obdelujemo, uporabljamo, hranimo ter katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate. Politika zasebnosti je namenjena športnikom, zasebnim športnim delavcem, tekmovalcem katerih osebne podatke objavljamo na spletni strani AZS, obiskovalcem spletne strani in naročnikom na e-novice.
Spoštujemo zasebnost posameznikov, ki vključuje varovanje osebnih podatkov, kar je za nas izjemnega pomena in smo zavezani k zagotavljanju varnosti in zaupnosti. Prosimo vas, da se seznaniti z informacijami o obdelovanju vaših osebnih podatkov, ki jih objavljamo na spletni strani Atletske zveze Slovenije.
1. Kdo upravlja z mojimi podatki?
2. Kje dobim informacije v zvezi z varstvom osebnih podatkov?
3. Katere so pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov?
4. Katere zakonite interese zasleduje AZS z obdelavo osebnih podatkov?
5. Katere vrste in kategorije osebnih podatkov AZS obdeluje in v kakšnem obsegu?
6. Katerim uporabnikom osebnih podatkov in drugim osebam so lahko razkriti moji podatki?
7. Koliko časa se hranijo podatki?
8. Katere so moje pravice v zvezi z varstvom osebnih podatkov?
1. Kdo upravlja z mojimi podatki?
Upravljavec osebnih podatkov je Atletska zveza Slovenije (v nadaljevanju: AZS).
Popolno ime: Atletska zveza Slovenije
Skrajšano ime: AZS
Sedež in naslov: Letališka cesta 33c, 1122 Ljubljana
Matična številka: 5136440000
Telefonska številka: 01 520 69 18
E-naslov: info@atletska-zveza.si
Zakoniti zastopnik: Primož Feguš
Pravnoorganizacijska oblika: zveza društev
Glavna dejavnost: 93.190 (Druge športne dejavnosti)
2. Kje dobim informacije v zvezi z varstvom osebnih podatkov?
Za vsa vprašanja v zvezi z obdelavo osebnim podatkov in pojasnila v zvezi z vašimi pravicami smo vam na voljo po e-pošti na info@atletska-zveza.si ali na tel. št. 01 520 69 18.
3. Katere so pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov?
Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov članov AZS je odvisna od namena obdelave. AZS v vseh primerih osebne podatke obdeluje zgolj v okviru zakonitih pravnih podlag in z izbranimi nameni.
3.1 Obdelava osebnih podatkov na podlagi članstva v društvu (pogodbeni temelj) – 6(1)b GDPR
Namen zbiranja in obdelave podatkov je vodenje posameznih tekmovanj, statistike tekmovanj, uradnih registrov ter zagotavljanje regularnosti in discipline na atletskih tekmovanjih.
Združevanje v društva je prostovoljno in namenjeno skupnemu sodelovanju pri uresničevanju določenih (skupnih) interesnih ciljev. Včlanitev v društvo se obravnava kot sklenitev pogodbe. Pogodbeni odnos v primeru društev je torej članstvo v društvu, zato je podlaga za obdelave osebnih podatkov, ki so neločljivo povezane s samim članstvom v društvu in delovanjem društva v skladu z nameni, ki so opredeljeni v temeljnih aktih društva. Pogodbo posameznik sklene z včlanitvijo v društvo. Z registracijo se posamezniki veljavno vključijo v organizirane oblike atletskega udejstvovanja pod okriljem AZS. Ob registraciji se atleti in atletinje seznanijo z nameni, cilji, dejavnostmi in načinom delovanja AZS ter se zavežejo k spoštovanju njenih predpisov.
Osebni podatki članov se hranijo dve leti po preteku registracije. Rezultati in statistika se hrani trajno.
3.2 Obdelava osebnih podatkov na podlagi zasledovanja zakonitega interesa – 6(1)f GDPR
Namen zbiranja in obdelave podatkov je seznanjanje zainteresirane javnosti o dejavnostih, ki jih izvaja AZS (javna objava rezultatov, statistike tekmovanj, novic).
Za ostale vrste obdelav veljajo druge pravne podlage, med njimi tudi zakoniti interes, kadar ne prevladajo interesi in temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, pri čemer se upoštevajo razumna pričakovanja posameznikov glede na njihovo razmerje do AZS kot upravljavca.
Zakoniti (legitimni) interes je pravna podlaga, na podlagi katere obdelujemo osebne podatke posameznikov tudi v primerih, ko smo s posamezniki v različnih situacijah vzpostavili stik z namenom obveščanja o naših storitvah, kadar posamezniki upravičeno pričakujejo, da bodo obveščeni (novinarji, mediji), ali v primerih določenih poslovnih stikov. O tem posameznike tudi obvestimo. Vedno pretehtamo, ali je naš zakoniti (legitimni) interes upravičen, in upoštevamo vaše interese pri vsaki obdelavi. Posameznik ima pravico do ugovora v skladu z 21. členom Splošne uredbo EU o varstvu podatkov.
Podatki se hranijo trajno.
3.3 Obdelava osebnih podatkov na podlagi privolitve – 6(1)a GDPR
Namen zbiranja in obdelave podatkov je obveščanje prijavljenih posameznikov o vsebinah e-novic AZS.
Osebne podatke za določene namene uporabe obdelujemo na podlagi privolitve posameznika (npr. za pošiljanje e-novic). Privolitev za obdelavo osebnih podatkov ste podali s tem, ko ste se na naših spletnih straneh, prek enega izmed obrazcev ali prek elektronske pošte strinjali, da vam z navedenim namenom lahko zagotavljamo storitev – če se na primer prijavite na prejemanje vsebin, kot so e-novice vabila na dogodke, publikacije in storitve, ali se registrirate za uporabo nekaterih storitev. Privolitev pridobimo tudi pri določenih drugih poslovnih stikih, kadar ne moremo uveljavljati zakonitega interesa.
Vsaka privolitev, ki jo zahtevamo od posameznika, mora biti izrecna in nedvoumna. V primeru sodelovanja otrok v programih in pri zagotavljanju drugih storitev zahtevamo privolitev, ki jo mora podpisati tudi nosilec starševske odgovornosti za otroka. Osebe, mlajše od 15 let, nam lahko posredujejo svoje osebne podatke samo s soglasjem staršev ali zakonitega skrbnika.
Podatki se hranijo do preklica. Privolitev se lahko kadarkoli prekliče. V naši podatkovni bazi bomo dokumentirali podatke o vašem preklicu privolitve (npr. o prijavi in odjavi na e- novice). Rok hrambe, različni nameni in možnost preklica so ob vsaki privolitvi jasno opredeljeni. Ob morebitnem preklicu privolitve vaših osebnih podatkov ne bomo več obdelovali in uporabljali za obveščanje o vsebinah in storitvah AZS. Posameznik je pred dano privolitvijo pisno ali in na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave njegovih osebnih podatkov. Morebiten umik privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave vaših osebnih podatkov v času, ko umik še ni bil podan.
3.4 Obdelava osebnih podatkov za izvajanje nalog v javnem interesu – 6(1)e GDPR
Namen obdelave osebnih podatkov je izvajanje nalog, ki izhajajo iz Zakona o športu (v nadaljevanju: Zšpo-1), Zakona o delovanju društev in davčne zakonodaje.
AZS v določenih primerih obdeluje osebne podatke na podlagi zakonov. V zvezi z osnovno dejavnostjo obdelujemo podatke na podlagi zakonodaje, ki ureja področje športa (Zšpo-1, Pravila in pogoji za registracijo in kategorizacijo športnikov, sprejetih s strani Strokovnega sveta RS za šport ipd.). Na podlagi 76. in 77. člena Zšpo-1 vodimo podatke registriranih športnikih in zasebnih športnih delavcev. S tem zagotavljamo pravice športnikom, ki izhajajo iz Zšpo-1. Podatki se hranijo trajno.
4. Katere zakonite interese (6(1)f GDPR) zasleduje AZS z obdelavo osebnih podatkov?
AZS je krovna atletska organizacija v Sloveniji, ki zasleduje naslednje osnovne namene in cilje:
– skrbi za razvoj in širjenje atletike v RS,
– zagotavlja pogoje za vrhunsko atletiko v RS,
– predstavlja slovensko atletiko,
– določa sistem državnih tekmovanj, predpisuje pogoje za nastopanje v njih, jih organizira in vodi,
– skrbi za usposabljanje trenerjev, sodnikov in drugih strokovnih delavcev,
– spodbuja atletiko mladih in zagotavlja njihovo uveljavitev doma in v svetu,
– sodeluje z vsemi organi in organizacijami, ki lahko prispevajo k razvoju športa in atletike,
– sodeluje s Svetovno atletiko (WA) in Evropsko atletiko (EA) in z atletskimi organizacijami drugih držav,
– spoštuje in varuje statut, predpise, navodila in odločbe WA, EA in AZS, pravila in mednarodni koledar tekmovanj, ter zagotavlja, da jih spoštujejo tudi njeni člani.
V skladu s svojimi nameni AZS normativno ureja, organizira in vodi atletiko na nacionalnem nivoju, kar pomeni, da določa sistem državnih tekmovanj, predpisuje pogoje za nastopanje v njih ter jih v skladu s svojim temeljnim aktom organizira in nadzoruje. AZS organizira in vodi tekmovanja na najvišjem državnem nivoju v vseh starostnih kategorijah in panogah. AZS in njeni člani, atletska društva, so organizirani po določbah Zakona o društvih, ki določa, da je združevanje prostovoljno ter da lahko vsakdo postane član društva in v društvu deluje pod pogoji, ki jih društvo določi v temeljnem aktu.
AZS si zaradi zakonitih interesov prizadeva za izvajanje svojih dejavnosti tako, da obdeluje osebne podatke posameznikov, predvsem v povezavi z nastopanjem na tekmovanjih. AZS tako znotraj društva kot v razmerju do zainteresirane javnosti zagotavlja informacije o aktivnostih, ki jih izvaja v okviru svoje dejavnosti.
Obdelava podatkov v okviru zasledovanja zakonitih interesov je omejena na namene delovanja AZS kot krovne atletske organizacije in je predpisana s pravili delovanja, tako s temeljnim aktom, kot drugimi internimi akti. Pravice posameznika v okviru delovanja v organizaciji so omejene s pravili delovanja organizacije, posameznik pa je z včlanitvijo v organizacijo privoli in se strinja s pravili, po katerih ta deluje.
5. Katere vrste in kategorije osebnih podatkov AZS obdeluje in v kakšnem obsegu?
AZS pri obsegu osebnih podatkov upošteva načela sorazmernosti obdelave in najmanjšega obsega osebnih podatkov in ne obdeluje večjega obsega podatkov, kot je to potrebno za dosego namena. Obdelava podatkov je omejena na namene delovanja AZS in predpisana s pravili delovanja (temeljnim aktom in drugimi predpisi AZS).
6. Katerim uporabnikom osebnih podatkov in drugim osebam so lahko razkriti moji podatki?
Osebnih podatkov posameznika AZS praviloma ne posreduje tretjim osebam, razen zunanjim pogodbenim izvajalcem, ki podatke obdelujejo izključno v imenu, za račun, po navodilih in pod nadzorom AZS (npr. zunanji vzdrževalci spletnega mesta in informacijskih sistemov) ter državnim organom za potrebe vodenja zakonskih evidenc (npr. Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport, OKS). V okviru zakonskih obveznosti do vaših osebnih podatkov lahko dostopajo tudi nadzorni organi in druge osebe, kadar ste v to privolili ali imajo za dostop do podatkov podlago v zakonu in/ali izkažejo pravni interes.
Osebnih podatkov ne prodajamo, z njimi ne trgujemo in jih ne posredujemo nepooblaščenim osebam. Dostop do osebnih podatkov je dovoljen le pooblaščenim zaposlenim in pogodbenim obdelovalcem, v obsegu in z namenom, ki je nujno potreben za nemoteno izvajanje delovnih procesov, zagotavljanje storitev družbe in izpolnjevanje pravic in obveznosti iz sklenjenih pogodbenih razmerij.
7. Koliko časa se hranijo podatki?
Obdobje hrambe osebnih podatkov je odvisno od zakonske podlage in namena obdelave posamezne kategorije osebnih podatkov. Osebni podatki se hranijo le toliko časa, kolikor je to predpisano oziroma dovoljeno ter potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Praviloma se osebni podatki, ki se obdelujejo v zvezi z osnovno dejavnostjo AZS (vodenje tekmovanj, statistika) glede na zgoraj opredeljene namene vodijo, dokler AZS obstaja v katerikoli pravnoorganizacijski obliki.
Osebni podatki se po izpolnitvi namena obdelave, če ne obstaja druga pravna podlaga ali če je to potrebno za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov, izbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo.
Osebne podatke, ki jih AZS obdeluje na podlagi privolitve in za namene opredeljene v sami privolitvi, AZS hrani do preklica privolitve s strani posameznika ali ugovora o obdelavi podatkov za namen neposrednega trženja.
8. Katere so moje pravice v zvezi z varstvom osebnih podatkov?
Posameznik, katerih osebne podatke upravlja AZS, lahko kadarkoli zahteva:
- dostop do svojih osebnih podatkov (pridobi informacijo o tem ali se v zvezi s posameznikom obdelujejo osebni podatki, dostopa do njih oziroma pridobi kopijo osebnih podatkov, pridobi informacijo o namenu njihove obdelave, vrstah podatkov, uporabnikih teh podatkov oz. njihovih kategorijah ipd.),
- popravek ali izbris osebnih podatkov (izbrisa ni moč zahtevati za podatke, ki se hranijo oz. obdelujejo na podlagi zakona ali zakonitega interesa),
- omejitev obdelave osebnih podatkov (npr. dokler se ne preveri njihova točnost),
- ugovarja obdelavi osebnih podatkov, ki poteka izključno v legitimnem interesu AZS (v tem primeru prenehamo obdelovati vaše osebne podatke; izjema velja, če izkažemo, da imamo nujne legitimne razloge za njihovo obdelavo, ki prevladujejo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, oziroma da jih potrebujemo za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov),
- prekliče privolitev, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelavo podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.
Posameznik svojo zahtevo uveljavlja s pisno zahtevo na obrazcu za uveljavljanje pravic (Zahteva posameznika za dopolnitev, popravek, izbris, omejitev obdelave, prenos podatkov ali preklic privolitve za obdelavo osebnih podatkov), poslano na naslov: Atletska zveza Slovenije, Letališka cesta 33c, 1122 Ljubljana ali info@atletska-zveza.si. AZS bo vlogo posameznika rešila najkasneje v roku 30 dni. Ta rok se po potrebi podaljša za največ dva meseca ob upoštevanju zapletenosti in števila zahtev. O tem bo AZS vlagatelja pravočasno obvestila, najkasneje v roku enega meseca po prejemu zahteve, skupaj z razlogi za zamudo.
V primeru upravičenega dvoma v zvezi z identiteto tistega, ki poda zahtevo za uveljavljanje katere od njegovih pravic, lahko AZS od njega zahteva zagotovitev dodatnih informacij, ki so potrebne za potrditev identitete posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki iz zahteve. Če je zahteva nepopolna ali nerazumljiva, bo AZS v roku 5 delovni dni zahtevala, da se pomanjkljivosti odpravijo in določila vložniku rok, v katerem mora pomanjkljivosti odpraviti. Če posameznik pomanjkljivosti v roku ne odpravi, bo AZS s pisnim sporočilo zavrgla njegovo zahtevo. Če so zahteve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, neutemeljene ali pretirane, lahko AZS zavrne ukrepanje v zvezi z zahtevo in to pisno obrazloži.
Nadzor nad zakonitostjo obdelav in varstvom osebnih podatkov v Republiki Sloveniji izvaja Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, e-naslov: gp.ip@ip-rs.si telefon: 012309730, spletna stran: www.ip-rs.si), pri katerem ima posameznik v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov pravico vložiti pritožbo.